Nach Vorgaben des Gesetzgebers müssen zukünftig nicht mehr die Versicherten selbst, sondern die Ärztinnen und Ärzte die Krankenkassen über eine Arbeitsunfähigkeit der Versicherten informieren. Die elektronische Übertragung erfolgt via Telematikinfrastruktur (TI). Der Versand erfolgt direkt aus dem Praxisverwaltungssystem (PVS) heraus mithilfe eines KIM-Dienstes. Papier- und Blankoformular werden durch einfache Ausdrucke für Versicherte und Arbeitgeber ersetzt. Diese erstellt der Arzt mithilfe des PVS und gibt sie dem Patienten unterschrieben mit. Die Aufgabe, den Ausdruck an den Arbeitgeber zu senden, bleibt zunächst bei den Versicherten.
Ab 1. Juli 2022 soll auch die Weiterleitung der Daten an den Arbeitgeber nur noch digital erfolgen. Zuständig dafür sind dann nicht mehr die Arztpraxen, sondern die Krankenkassen. Sie stellen den Arbeitgebern die AU-Informationen elektronisch zur Verfügung. Praxisärzte sind weiterhin verpflichtet, ihren Patienten eine vereinfachte AU-Bescheinigung auf Papier auszudrucken. Auf Wunsch der Patienten muss ein unterschriebener Ausdruck für den Arbeitgeber ausgestellt werden.
Zwei verschiedene Signaturverfahren
Für die elektronische Unterschrift ist die sogenannte qualifizierte elektronische Signatur (QES) vorgesehen. Sie hat ein sehr hohes Sicherheitsniveau: Ärzte müssen dafür nicht nur den elektronischen Heilberufsausweis in das Lesegerät stecken, sondern auch noch eine PIN eingeben. Da das im normalen Praxisalltag viel Zeit kostet, wurden zwei praxistaugliche Lösungen gefunden:
Komfortsignatur: Bei diesem Verfahren können Ärztinnen und Ärzte mit ihrem Heilberufsausweis (eHBA) und ihrer PIN für einen bestimmten Zeitraum jeweils bis zu 250 Signaturen freigeben. Soll ein Dokument signiert werden, müssen sie dies nur noch bestätigen.
Stapelsignatur: Ärztinnen und Ärzte können mit der Stapelsignatur mehrere Dokumente gleichzeitig qualifiziert elektronisch unterschreiben. Sie signieren hierbei einmal mit ihrem eHBA und ihrer dazugehörigen PIN den gesamten vorbereiteten elektronischen Dokumentenstapel, zum Beispiel am Ende eines Praxistages.
Übergangsregelung bis 31. Dezember 2021
Für Praxen, die noch nicht über die nötigen technischen Voraussetzungen verfügen, gilt eine Übergangsregelung bis zum 31. Dezember 2021. Bis dahin ist auch die Nutzung des „gelben Scheins“ (Muster 1) noch möglich.
Technische Voraussetzungen für die eAU
Für die eAU benötigen Praxen einen Anschluss an die Telematikinfrastruktur, idealerweise mit einem Konnektor, der die Komfortsignatur unterstützt. Dies ist möglich mit einem weiteren Software-Update auf den ePA-Konnektor. Diese sogenannten PTV4+-Konnektoren sollen inzwischen flächendeckend erhältlich sein.
Ersatzverfahren bei technischen Problemen und PKV-Patienten
Zwar ist die TI vor Ausfällen abgesichert. Dennoch ist eine Störung nie ganz ausgeschlossen, so wie auch andere technische Störungen der Praxis-IT. Auch für diesen Fall muss sichergestellt sein, dass die Krankenkasse von der Krankschreibung ihres Versicherten erfährt. In diesem Fall gelten folgende Regelungen:
Wenn der Versand der eAU aus der Praxis an die Krankenkasse nicht möglich ist, speichert das PVS die AU-Daten und versendet die eAU erneut, sobald dies wieder möglich ist. Wenn bereits beim Ausstellen oder beim Versand klar ist, dass die eAU nicht elektronisch verschickt werden kann, händigt der Arzt dem Patienten, neben den Ausfertigungen für den Patienten und den Arbeitgeber, einen weiteren unterschriebenen Ausdruck aus, den dieser an seine Kasse schickt.
Stellt der Arzt erst später fest, dass eine Störung der TI vorliegt und die eAU auch am nächsten Werktag nicht an die Krankenkassen übertragen werden kann, versendet die Praxis selbst die Papierbescheinigung an die zuständige Krankenkasse.
Bei nicht gesetzlich krankenversicherten Patienten, wie sonstigen Kostenträgern oder Privatversicherungen, zeigt das PVS ebenfalls an, dass der digitale Versand der eAU nicht möglich ist. In diesen Fällen werden den Patienten alle Ausdrucke unterschrieben mitgegeben.
eAU bei Hausbesuchen
Bei einem Hausbesuch ist zum Start der eAU noch keine Verbindung zur TI möglich. Der Arzt kann deshalb zuvor unbefüllte Ausdrucke des AU-Formulars aus dem PVS erstellen, die er beim Hausbesuch ausfüllt und unterschreibt. Die Daten überträgt er später in der Praxis in das PVS, signiert sie und sendet sie via TI an die Krankenkasse. Alternativ kann der Arzt die eAU erst nach dem Hausbesuch vollständig in der Praxis erstellen und die beiden Papierausfertigungen dem Patienten per Post zuschicken. Bei eAUs, die im Rahmen von Hausbesuchen ausgestellt werden, ist die digitale Übermittlung bis zum Ende des nachfolgenden Werktages möglich. Wird also am Freitagabend bei einem Hausbesuch eine eAU ausgestellt, muss diese bis Montagabend digital an die Krankenkasse übermittelt werden.
